Babyl-on

COS’È BABYL-ON?

È una piattaforma che serve a ottimizzare e gestire, con uno strumento unico, tutti i processi amministrativi.

Babyl-On è lo strumento più innovativo sul panorama italiano, per la gestione e l’automazione delle procedure aziendali. Tutto è gestibile facilmente, con un unico strumento e un’unica base dati. Inoltre, come risultato conseguito, utilizzando Babyl-On si otterrà una completa archiviazione documentale. Sarà possibile, se necessario, avere anche un controller di tutte le attività, con sistemi di avvisi e notifiche, e interfacce utente condivise.

Con Workflow Management System si intende un sistema informatico che si occupi dell’automazione procedurale, ovvero che aiuti a gestire ogni attività nel modo più efficiente possibile, smistando il carico di lavoro, di volta in volta, alle risorse umane più adatte e/o alle risorse informatiche migliori. Questo sistema consente di associare a ogni passo del processo una soluzione ottimizzata, fornendo in questo modo un valido supporto alle decisioni.

A CHE COSA SERVE?

  • a razionalizzare e ottimizzare tutte le procedure aziendali o gli iter burocratici, con l’obiettivo di ridurre al minimo la probabilità di errore, la difformità del servizio in situazioni analoghe (se non identiche) tra di loro e di capitalizzare l’esperienza diretta e specifica dei propri funzionari attraverso la progettazione di modelli procedurali riutilizzabili nel tempo, ancorché suscettibili di cambiamenti e migliorie,
  • a disporre della necessaria flessibilità nelle eccezioni procedurali, ovvero la facoltà di poter intervenire con efficacia reagendo a un’anomalia imprevista o a una nuova realtà, in contrasto con un iter “consueto” e rigido,
  • a personalizzare e modulare l’informazione, nonché l’utilizzo di fonti-dati già esistenti,
  • a creare in qualsiasi momento il tipo d’informazione necessaria a una specifica attività e, inoltre, a poterne modificare la struttura e adoperare fonti dati già presenti nei propri archivi,
  • a generare automaticamente e compilare in modalità assistita ogni tipo di documento
  • a incapsulamento e programmare Word per la produzione di testi di qualsiasi genere e Excel per la creazione di fogli elettronici utilizzabili per calcoli di notevole complessità,
  • a centralizzare e condividere tutte le risorse documentali di tipo elettronico,
  • a censire e catalogare tutti i documenti elettronici (files), di qualsiasi formato,
  • a rendere immediatamente disponibili alla ricerca e alla consultazione (download) tutti questi files, da parte tutti gli operatori autorizzati, da una qualsiasi postazione di lavoro collegata,
  • a integrare programmi di terzi, pubblicare standard aziendali attraverso web services realizzati in XML,
  • a interagire con applicativi diversi, riutilizzare funzionalità non omogenee tra di loro, raccordandole a qualsiasi procedura in essere,
  • a strutturare e rendere pubblici metodi, funzioni e standard aziendali che andranno a costituire un vero e proprio know-how culturale, a esclusivo vantaggio dell’azienda stessa,
  • a interagire con l’utenza, poter offrire un canale internet agli utenti titolari di una o più pratiche, siano essi privati cittadini o ditte, attraverso il quale, previa autorizzazione, siano in grado di monitorare lo stato dei procedimenti che li riguardano e eventualmente scaricare sul proprio PC documentazione di qualsiasi formato e genere,
  • a monitorare in tempo reale lo stato d’avanzamento di un procedimento attraverso un sistema visuale e graficamente intuitivo che rappresenti in modo inequivocabile, e in tempo reale, lo stato corrente di una pratica, il riepilogo di tutte le attività già svolte e di quelle ancora da svolgere.
  • a organizzare la distribuzione dei carichi di lavoro, con la possibilità di gestire efficacemente le risorse umane disponibili, creando gruppi di lavoro, uffici o sezioni gerarchicamente collegati tra loro a albero,
  • a censire gli addetti, attribuendo loro eventuali mansioni di responsabilità e verificarne la disponibilità,
  • a assegnare la responsabilità del completamento di singole attività che compongano una qualsiasi procedura, oltre che ai singoli addetti del personale interno, anche ai rispettivi gruppi d’appartenenza, in modo da garantire la continuità del servizio.

BENEFICI OTTENIBILI

  • Modularità, scalabilità e incremento delle prestazioni.
  • Economicità, ovvero l’espandibilità graduale di nuove funzionalità in grado di soddisfare eventuali fabbisogni aggiuntivi dell’ente a fronte, tuttavia, di spese contenute, grazie allo sfruttamento dei componenti già presenti e installati nella rete aziendale.
  • Ulteriore riduzione dei costi, in termini di oneri nel processo di gestione e perfezionamento degli atti, di stampa, di stoccaggio e di archiviazione.
  • Integrazione assoluta tra le varie procedure e de-materializzazione documenti.
  • Una base dati unica per ciascun applicativo e un dialogo naturale tra di essi.
  • Nessuna incompatibilità tra i diversi strumenti software e una gestione completamente paperless, cioè senza movimentazione di documentazione cartacea.
  • L’archiviazione documentale, in tal modo, diventa un risultato conseguente e acquisito, perché viene subordinata all’ottimizzazione dei processi aziendali, che rimane l’obiettivo centrale di Babyl-On.
  • La ricerca e la consultazione di una qualsiasi risorsa documentale è attuabile attraverso infinite possibilità di riscontro.
  • Formazione del personale ottimizzata, grazie a interfacce utente condivise per la gestione delle molteplici attività, con significativi vantaggi in termini di tempi e costi.
  • La conservazione sostitutiva.
  • Perfetta corrispondenza, come previsto dalla delibera CNIPA 11/2004.
  • Ogni documento, firmato digitalmente, disporrà di validità giuridica, sarà consultabile in ogni momento e tutti i flussi decisionali che hanno determinato quel tipo di compilazione saranno agevolmente ricostruibili anche nel tempo.
  • Massima trasparenza, grazie a modelli procedurali che possono essere resi pubblici, se necessario, con il monitoraggio delle pratiche.
  • La facilità d’accesso per la consultazione via web da parte degli utenti terzi: ogni procedura può essere resa più trasparente, riducendo la conflittualità tra la cittadinanza e le istituzioni, se ci si riferisce alla pubblica amministrazione, oppure tra clienti e aziende, se ci si riferisce a imprese private.
BACK TO TOP